WhatsApp’tan gelen fiyat talebine hızlı teklif nasıl verilir?

WhatsApp’tan gelen fiyat talebine hızlı teklif vermenin yolu, talebi ilk okumada ürün satırlarına çevirmek, eksik bilgiyi tek mesajda sormak ve cevabı kısa bir mesajla birlikte düzgün bir PDF teklif olarak göndermektir. Bunun arkasında iki koşul vardır: ekipteki herkes aynı fiyat listesine ve iskonto kurallarına bakmalı, talep de kimin telefonuna düştüğünden bağımsız olarak şirkette kayıt altına alınmalıdır. Aşağıdaki adımları bir satış ekibi yarın sabah uygulamaya başlayabilir.

WhatsApp’tan gelen fiyat talepleri gerçekte neye benzer?

WhatsApp’tan gelen fiyat talebi nadiren düzgün bir liste hâlinde gelir; çoğu zaman eksik bir ürün adı, bir fotoğraf ya da sesli mesajdır. Müşteri sizin stok kodlarınızı bilmez, ürünü kendi bildiği adla ister ve hızlı cevap bekler.

Distribütör ve toptancılarda en sık karşılaşılan biçimler şunlardır:

• Eksik ürün adı: “27’lik monitörden 4 tane”, “6 mm² solar kablo 200 metre”. Ölçü var, marka yok; ya da marka var, model yok.
• Fotoğraf: Raf etiketinin, eski bir faturanın, başka bir firmanın teklifinin ya da değişecek parçanın üzerindeki etiketin fotoğrafı.
• Sesli mesaj: Şantiyeden ya da araçtan gönderilmiş, arkada gürültü olan, ürünlerin sırayla sayıldığı bir kayıt.
• Excel veya CSV listesi: Müşterinin kendi malzeme listesi; sütunlar sizin kodlarınızla eşleşmez.
• “Geçen seferki gibi”: Önceki siparişe ya da teklife atıf yapılır, ama tarih ya da numara verilmez.

Örnek: Yongaray Bilişim’e (örnek bir bilişim donanımı bayisi) Salı sabahı bir müşterisinden şu mesaj geliyor: “Merhaba, geçen ay aldığımız SSD’lerden 10 tane daha, bir de 27 inç monitör 6 adet. Fiyat atar mısınız?” Mesajda SSD’nin kapasitesi yok, monitörün markası ve çözünürlüğü yok, ödeme şekli yok. “Geçen ay aldığımız” ifadesi ise bir ipucu: cari hesaptaki son faturaya bakınca SSD’nin 1 TB NVMe model olduğu anlaşılıyor. Monitör için müşteriye sormak gerekiyor.

İlk iş, mesajı satırlara ayırmaktır: hangi ürün, kaç adet ve neyi henüz bilmiyoruz. Bu ayrımı yapmadan fiyat aramaya başlarsanız teklifi büyük ihtimalle iki kez hazırlarsınız.

Eksik bilgiyi müşteriye nasıl sormalısınız?

Eksik bilgiyi tek mesajda, numaralı ve kısa sorularla sorun; yalnız fiyatı değiştiren konuları sorun. Beş ayrı mesajla gelen beş soru hem müşteriyi yorar hem de cevapların farklı saatlerde, dağınık gelmesine yol açar.

Fiyatı gerçekten değiştiren bilgiler genellikle şunlardır:

1. Ürünün kesin tanımı: marka, model, kapasite, ölçü ya da sizin stok kodunuz.
2. Adet ve birim: adet mi, koli mi, metre mi, top mu.
3. Ödeme şekli: nakit, çek ya da vadeli. Nakit ile çek arasında iskonto farkı uygulayan firmalarda bu soru atlanmamalıdır.
4. Para birimi: müşteri döviz bazlı (USD/EUR) fiyat mı, TL fiyat mı bekliyor.
5. Teslim yeri ve tarihi, nakliye fiyata dahilse.

Fatura unvanı, vergi numarası ya da teslim saati gibi bilgileri teklif aşamasında sormayın; bunlar sipariş onaylanırken istenir.

Yongaray örneğinde tek mesaj şöyle olabilir: “Merhaba Ahmet Bey, SSD için geçen ay aldığınız 1 TB NVMe modeli esas aldık. Monitör için iki sorum var: 1) Tercih ettiğiniz bir marka var mı, yoksa 27 inç Full HD ofis tipi olarak mı teklif verelim? 2) Ödeme nakit mi olacak, çek mi? Cevabınızla birlikte teklifi PDF olarak gönderiyoruz.”

Bu mesajda müşteri sizin hangi varsayımı yaptığınızı görür, yalnız iki soruya cevap verir ve sonrasında ne olacağını bilir. Varsayımı açıkça yazmak önemlidir; yanlışsa müşteri hemen düzeltir.

Sesli mesajlarda ürünleri ve adetleri yazıya döküp müşteriye yazılı olarak teyit ettirin. Fotoğrafta okunamayan bir kod varsa tahmin etmeyin, o satırı sorun.

Teklif cevabı nasıl kurulmalı?

Teklifi kısa bir WhatsApp mesajı ve ekinde düzgün bir PDF olarak gönderin; Excel ekran görüntüsü ya da mesaj içinde uzun bir fiyat dökümü göndermeyin. Mesaj teklifin özetidir, PDF ise müşterinin satın alma birimine iletebileceği ve arşivleyebileceği belgedir.

Excel ekran görüntüsünün sorunları bellidir: telefonda zor okunur, KDV dahil mi hariç mi anlaşılmaz, geçerlilik süresi yazmaz, firmanızın kimliğini taşımaz. Müşteri bunu kendi yöneticisine ilettiğinde ciddi bir belge gibi durmaz. Mesaj içine satır satır yazılmış fiyatlar ise sohbet ilerledikçe kaybolur.

Kısa mesaj için örnek: “Teklifiniz ektedir: 10 adet 1 TB NVMe SSD ve 6 adet 27 inç monitör, nakit ödeme için. Fiyatlar USD bazlıdır; TL karşılığı bugünkü TCMB kuruyla hesaplandı, %20 KDV dahil toplam ayrıca gösterildi. Teklif 3 gün geçerlidir.”

PDF’te en az şunlar bulunmalıdır: teklif numarası ve tarihi, müşteri unvanı, ürün satırları, birim fiyat, iskonto, KDV, genel toplam, para birimi ve kullanılan kur, ödeme şekli ve geçerlilik süresi. Ayrıntılı kontrol listesi için teklif PDF’inde olması gerekenler rehberine bakabilirsiniz.

Teklif ile proforma faturayı da birbirinden ayırın. Teklif bir fiyat önerisidir; proforma ise müşteri teklifi kabul ettikten sonra, örneğin peşin ödeme yapabilmek için istediği ön faturadır. Müşteri “proforma atar mısınız?” diye yazdığında bazen aslında teklif istiyordur; ne istediğini tek cümleyle teyit edin.

Hız mı, doğruluk mu?

Hız ile doğruluk birbirinin rakibi değildir: ilk cevap hemen gitmeli, fiyat ise ancak doğru olduğundan emin olunca yazılmalıdır. Talebi aldığınızı ve teklifi ne zaman göndereceğinizi birkaç dakika içinde söylemek müşteriyi bekletmez; yanlış fiyatla gönderilmiş bir teklifi geri almak ise hem kârınıza hem güveninize mal olur.

Hızlı ama yanlış tekliflerin tipik sebepleri şunlardır:

• Eski fiyat listesinden fiyat vermek.
• Döviz bazlı fiyatı geçmiş bir kurla TL’ye çevirmek ya da kuru hiç yazmamak.
• KDV dahil mi hariç mi olduğunu belirtmemek.
• Nakit fiyatını vadeli satışa uygulamak ya da müşterinin grubuna ait olmayan bir iskonto vermek.

Bu hataların çoğu dikkatsizlikten değil düzensizlikten kaynaklanır. Güncel liste tek bir yerde durmuyorsa, iskonto kuralları yazılı değilse herkes kendi bildiğini uygular. Listeyi ve iskontoları nasıl düzenleyeceğinizi fiyat listesi ve iskonto düzeni rehberinde, teklif süresinin satışa etkisini ve nasıl ölçüleceğini B2B satışta teklif süresi yazısında anlattık.

İlk cevapta üç şey bulunsun: talebin alındığı, teklifin ne zaman gideceği ve kimin ilgilendiği. “Talebinizi aldık, Elif Hanım ilgileniyor, teklifi öğleden önce gönderiyoruz” gibi bir cümle müşteriye tahminle yazılmış bir fiyattan daha çok güven verir.

Satış temsilcisi meşgulken talebe kim cevap verir?

Satış temsilcisi meşgulken talebe, önceden belirlenmiş bir yedek kişi cevap vermelidir: her talebin bir sahibi, sahibine ulaşılamadığında da bir yedeği olmalıdır. Bu düzen talep gelmeden önce kurulmazsa mesaj, toplantıdaki ya da sahadaki temsilcinin telefonunda saatlerce okunmadan bekler.

Küçük ve orta ölçekli satış ekiplerinde işe yarayan bir düzen şöyledir:

• Talepler ortak bir şirket numarasına gelir ve ekipte birden fazla kişi tarafından görülür.
• Müşterinin bir temsilcisi varsa talep ona düşer; belli bir süre içinde ele alınmazsa yedek kişi devralır.
• Belirli bir tutarın ya da iskonto oranının üzerindeki teklifler gönderilmeden önce yönetici onayına gider. Hangi tekliflerin onaya gideceği önceden yazılırsa onay bir darboğaza dönüşmez; bu konuyu satış ekibinde teklif onay akışı rehberinde ele aldık.
• Mesai dışında gelen talebe en azından ne zaman dönüleceğini söyleyen bir cevap verilir.

Çalışma saatlerinizi WhatsApp işletme profilinize ve ilk karşılama mesajınıza yazın. Cumartesi öğleden sonra yazan müşteri, Pazartesi sabahı cevap alacağını baştan bilirse cevapsız kaldığını düşünmez.

Teklifler kişisel telefonlarda kalırsa ne olur?

Teklifler satış temsilcilerinin kişisel telefonlarında kalırsa şirketin teklif geçmişi oluşmaz. Kime hangi fiyatın verildiği, hangi iskontonun uygulandığı ve hangi teklifin kabul edildiği yalnız o kişinin sohbet geçmişinde durur.

Bunun somut sonuçları vardır:

• Çalışan ayrıldığında müşteri ilişkisiyle birlikte teklif geçmişi de gider. Müşteri aynı numaraya yazmaya devam eder; o numara artık başka bir firmada çalışan birine ait olabilir.
• Fiyatlar tutarsızlaşır: aynı müşteriye iki temsilci farklı fiyat verir ve müşteri bunu fark eder.
• “Geçen seferki gibi” talebi cevapsız kalır, çünkü geçen sefer neyin teklif edildiği bilinmez.
• Revizyonlar karışır: müşteri “ikinci gönderdiğiniz teklif” dediğinde hangisinin kastedildiği belli değildir.
• Yönetim kör kalır: kaç teklif verildiğini, kaçının siparişe döndüğünü ve hangi ürünlerde kaybedildiğini kimse göremez.

Her teklifin bir numarası, tarihi, durumu (gönderildi, kabul edildi, revizyon istendi, reddedildi gibi) ve revizyon geçmişi şirkette kayıtlı olmalıdır. Bunu nasıl kurabileceğinizi teklif takibi nasıl yapılır rehberinde anlattık.

Şirket numarası mı, kişisel numara mı?

Müşteri iletişimi için tek bir şirket numarası kullanmak uzun vadede neredeyse her zaman daha doğrudur. Kişisel numara ilişkiyi sıcak tutar, ama ilişkinin sahibi şirket değil kişi olur.

Geçiş yaparken müşterilere kısa bir duyuru gönderin ve temsilcilerden, kişisel telefonlarına gelen talepleri bir süre şirket numarasına yönlendirmelerini isteyin. Şirket numarasından yazan temsilci mesajın sonuna adını eklerse müşteri tanıdığı kişiyle konuşmaya devam ettiğini bilir.

WhatsApp’ın 24 saat kuralı geç hazırlanan teklifi nasıl etkiler?

WhatsApp Business Platformu üzerinden mesajlaşıyorsanız müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde serbest metinli mesaj ve teklif gönderebilirsiniz; bu süre dolduktan sonra konuşmayı yalnız Meta’nın onayladığı mesaj şablonlarıyla başlatabilirsiniz. Müşteri tekrar yazdığında 24 saatlik pencere yeniden açılır.

Bu kural, mesajlarını WhatsApp Business Platformu (API) üzerinden gönderen işletmeler için geçerlidir; telefondaki WhatsApp Business uygulamasıyla yazışırken bu sınır uygulanmaz. Mesajları WhatsApp Business Platformuna bağlı bir yazılımla yöneten firmaların ise bu kuralı bilmesi gerekir.

Teklif açısından anlamı şudur: tedarikçiden fiyat, yöneticiden onay bekleyen ya da hafta sonuna kalan bir teklif hazır olduğunda pencere kapanmış olabilir. Örnek: Kuzey Elektrik (örnek bir müşteri) Cuma 17:40’ta 40 adet otomatik sigorta ve 300 metre kablo için fiyat istiyor ve son mesajını o saatte yazıyor. Teklif Pazartesi 10:00’da hazır olursa pencere Cumartesi 17:40’ta kapanmıştır; PDF’i doğrudan gönderemezsiniz.

Bu durumda yapılabilecekler:

• Pencere açıkken ara bilgi verin. “Teklifiniz Pazartesi öğleden önce hazır olacak” gibi bir mesaj müşteriyi bilgilendirir; müşteri cevap verirse pencere yeniden açılır.
• Onaylı bir şablon hazır tutun. “Teklifiniz hazır, gönderelim mi?” türünde bir şablon, kapanmış pencerede konuşmayı yeniden başlatır. Müşteri cevap verdiğinde PDF’i gönderirsiniz.
• Pencerenin kapanmasına az kalan talepleri öne alın. Gün içinde sıralama yaparken bu süreyi de hesaba katın.

Şablonlar Meta’nın incelemesinden geçer ve onay her zaman anında gelmez; bu yüzden ihtiyaç doğmadan önce hazırlayın. Şablon mesajları ücretli olabilir, güncel koşulları Meta’nın fiyatlandırma sayfasından kontrol edin.

OmniNest bu süreçte ne yapar?

OmniNest’in asistanı Omni, WhatsApp’tan gelen yazılı mesajı, Excel listesini, PDF’i, fotoğrafı ya da sesli mesajı okur, ürünleri kataloğunuzla eşleştirir ve belirsiz bir nokta varsa müşteriye sorar. Teklifi sizin liste fiyatlarınız ve iskonto kurallarınızla hesaplar, KDV’yi ekler, döviz fiyatlarını TCMB kuruyla çevirir ve logonuzu taşıyan PDF olarak aynı konuşmaya gönderir. Hangi tekliflerin yönetici onayı bekleyeceğine siz karar verirsiniz; stok sorusu gibi durumlarda ya da müşteri bir kişiyle konuşmak istediğinde konuşma satış temsilcisine devredilir. Ayrıntılar WhatsApp ile teklif sayfasında; kendi ürünlerinizle görmek için demo talep edebilirsiniz.